Kaugtöö korraldamisest

Kaugtöö korraldamisest. Mõned nõuanded.

Mart Murdvee, psühholoog, PE Konsult

Kaugtöö korraldamisel tuleb kõigepealt vaadata, kas elementaarsed kaugtöö tingimused on paigas:

• Töötajatel on olemas tööks vajalikud raud- ja tarkvara.
• Sisse on seatud turvaline võrguühendus. 
• Töötajatel on olemas juurdepääs töökoha kohtvõrku, andmepankadele ja muule tööks vajalikule infole.
• Mobiili- ja telefoniühendus on korrastatud, kaasa arvatud ümbersuunamised.
• On läbi mõeldud, korraldatud ja korrastatud ühenduse võtmine ülemuste ja kolleegide vahel.
• Töötajad õpetatud kaugtöö vahendeid kasutama.

Edasi tuleb mõelda kaugtööst ja -suhtlemisest laiemalt ning mõned põhimõtted rakendada:

• Töötajal tuleb paika panna töökorraldus – kuna töö algab, kuna on puhkepausid, kuna töö lõpeb. Kui töö(aeg) on läbi, tuleb ennast tööasjadest välja lülitada, et vältida läbipõlemist. Tuleb eralda aeg pereeluks, liikumiseks ja värskeks õhuks.
• Ülemused peavad sisse seadma korra kuna ja kuidas nad töötajatega tööpäeva jooksul ühendust võtavad. Teadmine, et maili tuleb oodata sellest kellast selleni või helistatakse kindlal kellaajal, annab töötajale võimaluse oma aega organiseerida. See vähendab pinget, ärevust ja stressi.
• On oluline, et vahetud ülemused oleksid igapäevaselt ühenduses oma alluvatega ja teadlikud oma meeskonna vaimsest ja füüsilisest seisundist. Tuleb tunda huvi, kas töötajatel on vaja mingit tuge, et oma ülesannetega kodust toime tulla.
• Hoidke suhteid. Suhelge samamoodi kui te seda tegite töökohal. Kasutage videoühendust, et saaksite suhelda näost-näkku. Kui on sobilik, võiks peale tööasjade rääkida ka muust. Küsimus „Kuidas läheb?“ on alati kohane.
• Ülemused peavad meeskonna liikmetele meelde tuletama suurt pilti ja seda, kuidas nende töö sinna sobib. Kui mõned meeskonna liikmed ei saa oma tavalist tööd teha, kaaluge, mida muud nad saavad meeskonna eesmärkide saavutamiseks teha.
• Tehke selgeks vastastikused ootused ja usaldage oma alluvaid ning kolleege, et saaksite hakkama ilma pisiasjade juhtimiseta. Keskenduge tulemustele, mitte tegevusele. Usalduseta võivad töösuhted kiiresti halveneda ja heaolu kaduda.
• Tehniliselt vahendatud kaugvestlusi saab hõlpsasti valesti tõlgendada, kuna kehakeelt, hääletooni ja muid tavalist vestlust saatvaid “märke” kas pole või on nendest raske aru saada. Pidage seda sõnumite või tagasiside edastamisel meeles. Rasked ajad nõuavad suuremat tundlikkust ja lahkust.
• Hoiduge presenteeismist ka kaugtöös. Halva enesetunde korral võtke puhkus või haigusleht. Andke kiireloomulised tööd teistele. Meeskonna juhid peavad julgustama töötajaid halva enesetunde korral võtma vaba aega ja näitama oma käitumisega selles eeskuju.